DMS - BRANCHENERFOLGE
Die Smart-UP!-Tools von DIGITAL DATA helfen Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Anforderungen, den Weg der digitalen Transformation erfolgreich zu beschreiten und die Herausforderungen für die Mitarbeiter menschlich zu gestalten.
KOMMUNALE UNTERNEHMEN
Die Herausforderungen, denen kommunale Unternehmen wie Energieversorger im Prozess der digitalen Transformation gegenüberstehen, dürfen nicht unterschätzt werden. Diese Unternehmen sind nicht nur gezwungen, mit den sich ständig weiterentwickelnden technologischen Fortschritten Schritt zu halten, sondern auch die einzigartigen Bedürfnisse der von ihnen bedienten Gemeinden zu berücksichtigen. Dazu gehört, sicherzustellen, dass die neuesten Technologien nicht nur für die Allgemeinheit zugänglich sind, sondern auch umweltverträglich und kosteneffektiv sind.
Darüber hinaus hat die digitale Transformation einen tiefgreifenden Einfluss auf die Organisationsstruktur dieser Unternehmen sowie auf ihre Geschäftsmodelle. Sie müssen agile Methoden übernehmen, um den sich ändernden Marktbedürfnissen gerecht zu werden, ihre Mitarbeiter mit technischen Fertigkeiten auszustatten und neue Partnerschaften mit anderen Unternehmen zu entwickeln. All diese Bemühungen zielen darauf ab, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Kundenerfahrung zu verbessern und langfristige Nachhaltigkeit angesichts der disruptiven Veränderungen in der Branche zu erreichen.
Stadtwerke Eschwege
Kunde seit 2012
DIE ANFORDERUNG
o Reorganisation vom bestehenden DMS
o Ablösung gescheiterte Software für Eingangsrechnungsprüfung
VHM Münden GmbH
Kunde seit 2018
o Initiales Projekt Posteingang,
o Im speziellen, die digitale Eingangsrechnungsprüfung
Stadtwerke Bebra GmbH
Kunde seit 2021
o Initiales Projekt Posteingang,
o Im speziellen, die digitale Eingangsrechnungsprüfung
PRIVATWIRTSCHAFTLICHE UNTERNEHMEN
Die Herausforderungen für die private Wirtschaft bei der digitalen Transformation
Produktionsbetriebe
- LANG GmbH & Co. KG
- RENOLIT SE
- Zellstoff- und Papierfabrik Rosenthal GmbH
- stglicht GmbH
- MEDDV
Handelsunternehmen
- Anita Pavani Stoffe GmbH
- CLATRONIC
- Schaum GmbH
- SAEILO
- Bieber + Marburg GmbH & Co. KG
Software Unternehmen
- FT Solutions
- TECOSIM
Dienstleistungsunternehmen
- WBV GmbH
Logistikunternehmen
- LOGIT.SYNCREON
Logistikunternehmen
Produktionsbetriebe
Werkzeugmaschinenbau, weltweit tätig |Mittelstand |75 Mitarbeiter
UNSERE AUFGABE
Einführung eines DMS. Reorganisation der Ablagestrukturen in der Einkaufsabteilung, betrifft externe und interne Dokumente (z.B. Kalkulationen).
Beratung bei der Analyse der Dokumentarten, Aufbrechen der etablierten Ablage- und Organisationsstrukturen
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, Integration ERP, Globix, Process Manager,
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreuung, Konfiguration der Software
International führender Hersteller hochwertiger Kunststoff-Folien und -Produkte | über 4.700 Mitarbeiter
UNSERE AUFGABE
Reorganisation der bisherigen Vertragsverwaltung, Aufbau und Einführung eines unternehmensweiten Vertragsmanagementsystems, Reorganisation der Orderstruktur von SAP-Belegen
Bearbeitung und Organisation der einzelnen Verträge waren auf diverse Abteilungen verteilt und kein unternehmensweiter Zugriff möglich. Daraus ergaben sich die Anforderungen an die Oberflächenstruktur und die komplexe Struktur der Zugriffsberechtigungen. Die Zuordnung von Kreditoren erfolgt über einen Abgleich des Kreditorenstamms aus SAP.
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, ADDI, SAP Synchronizer
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Beratung und Konfiguration der Software, Projektumsetzung nach der Scrum-Methode in mehreren Software-Sprints
Weltweit führender Hersteller von Langfaser-Marktzellstoff | Teil der Mercer International Group | knapp 600 Mitarbeiter
UNSERE AUFGABE
Aufbau und Einführung einer digitalen Instandhaltungsakte inklusive Migration aus dem vorherigen System, Mailarchivierung
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, ADDI, Clipboard Watcher, SAP Synchronizer
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Analyse der vorhandenen Instandhaltungslösung. Workshops zur Aufnahme der Sollfunktionen und Ablagestrukturen und Namenskonvention. Übernahme der mehr als 100.000 Dateien. Erstellung von Synchronisationsroutinen zum Abgleich der Navigationsstruktur aus SAP. Customizing in mehreren SCRUM-Sprints.
Handelsunternehmen
Handelsunternehmen|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
Beratung Reorganisation der IT-Landschaft, Umsetzung der Lösung inkl. Einführung einer E-Mailarchivierung
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
E-Mailarchivierung
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Systemtechnik-Leistungen, Customizing der Server
Int. Handelsunternehmen Elektro und Elektronik|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
Reorganisation des DMS, um die Reaktionszeit und die Recherchemöglichkeiten zu verbessern. In diesem Zusammenhang wurde auch ein neues Konzept für die Mailarchivierung erstellt; Ausgangsbelege + Eingangsrechnungen und interne Dokumente aus ERP-System (Navision) werden im DMS abgelegt
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS; Smart-Up-Tools: Tool Collection, Globix, Mailarchivierung Mailstore
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Systemtechnik-Leistungen, Customizing der Server
Industrie- und Handelsvertretung für elektrotechnische Komponenten |Mittelstand
UNSERE AUFGABE
DMS/ ECM: Einführung eines DMS zur rechtssicheren Archivierung von Ausgangsdokumenten aus dem ERP-System, sowie Ablage und Organisation von Konditionsmappen, Speditionsdokumentation und die Einführung einer Mailarchivierung.
Systemtechnik: Erstellung des Konzeptes für die Server- und Clientstruktur einschließlich RDP- und VPN-Zugriff.
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS; Smart-Up-Tools: Tool Collection, Volltext Indexer, Kommi Collo-Modul, Simple Indexer, Mailarchivierung
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreuung, Systemtechnik-Leistungen
Werkzeugmaschinenhandel & -Service mit Herstellerkompetenz|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
DMS/ ECM: Einführung DMS/ECM mit der Ablage von div. Scandokumenten + Ablage von Serviceprotokollen+ Ausgangsdokumente aus ERP-System, Analyse eingefahrener Organisationsstrukturen und Erarbeitung von Änderungsvorschlägen, Überzeugungsarbeit für den Start in die digitale Transformation
Systemtechnik: Konzept Serverumgebung und Durchführung
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS; Smart-Up-Tools: Tool Collection, ERP-Schnittstelle
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreung, Systemtechnik-Leistungen
Stahlhandel und Baustoffe|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
Beratung und Umsetzung der Mailarchivierung für die Anforderungen der Rechtssicherheit, sowie einer verbesserten Organisation der Mailablage
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
Mailarchivierung
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreuung, Systemtechnik-Leistungen
Software Häuser | Dienstleister | Logistikunternehmen
Prozessberatung und Hersteller von BI-Softwarelösungen|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
Systemtechnik: Erstellung des Konzeptes für die Server- und Clientstruktur einschließlich RDP- und VPN-Zugriffen
x-wiki-Projekt: Aufbau einer Plattform bzw. eines Templates für die individuelle Informationsversorgung von Abteilungen oder Mitarbeitern, deren Quelle die Auswertungen der BI-Software von FTSolutions sind
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
xwiki
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreuung, Systemtechnik-Leistungen
Weltweiter Marktführer für Computer Aided Engineering (CAE)
UNSERE AUFGABE
Einführung einer digitalen Rechnungseingangsprüfung mit Workflow und einfacher Freigabe/Ablehnung per Email-Antwort
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, Process Manager, Clipboard Watcher, Mailarchivierung,EmailProfiler, ECMResultHandler,
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
ProjektRampUp mit Workshops und klassischem Customizing, Später nach GoLive Projektbezogene SoftwareSprints
Entsorgungsunternehmen|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
DMS/ECM/ IIM: Aufbau eines transparenten und gesteuerten Belegprozesses mit Übergabe der Dokumente in das ERP-System und die Ablage von Dokumenten in ein rechtssicheres Archiv. Besonders wichtig dabei war, die Archivierung der sog. Digital-Lieferscheine im Zuge des Umstiegs auf Tabletbetrieb und die Dokumentablage für den Geschäftsprozess Personal und Geschäftsführung. Es wurde sehr viel Wert gelegt auf die Keyuser-Schulung, um eine selbständige Weiterentwicklung des DMS/ ECM System zu ermöglichen.
Systemtechnik: Netzwerkoptimierung, Umstellung auf eine Voice over IP-Telefonanlage, Projekt wurde ohne Betriebsunterbrechung umgesetzt
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, Globix, Process Manager, Clipboard Watcher, Mailarchivierung
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
Projektberatung und -betreuung, Systemtechnik-Leistungen, Customizing der Server, intensive Keyuser-Schulung
Third-Party Logistik Provider|Mittelstand
UNSERE AUFGABE
Einführung einer vollautomatischen ECM-Lösung zur Ablösung der bisher zentral organisierten Scanlösung von ca 12 Niederlassungen und bis zu 10.000 Dateien am Tag. 2 Mitarbeiter waren Vollzeit mit der Kontrolle der Scandateien und nachgelagerten Ablage und Umbenennung der Dateien beschäftigt.
• Automatische Erkennung der Belegarten aus Stapeln mit bis zu 200 Seiten. Inklusive Umwandlung in PDF/A mit Kompression • Automatische Indexierung der Belege gegen das Transportmanagementsystem BNS OnRoad • Einrichtung eines Workflows zur manuellen Nachbearbeitung von nicht erkannten Belegen • Schnittstelle zur Weitergabe der Dokumentenlinks an hauseigene Kundenportale und externe Portale (Stufe 2-3) • Synchronisationsroutinen zur Weitergabe von Dateien aus dem ECM (Stufe 2-3) • Automatisierte Importe von überwachten Ordnern (ftp) und Email-Konten • Betrieb der Lösung im Rechenzentrum Irland
WAS WURDE FÜR DIE LÖSUNG BENÖTIGT?
DMS, Smart-Up-Tools: Tool Collection, Process Manager, EmailProfiler, ECMResultHandler
WIE WURDE DIE LÖSUNG UMGESETZT?
ProjektRampUp mit Workshops und klassischem Customizing, später nach GoLive projektbezogene SoftwareSprints
