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FÜR IHRE PRAXIS
WIR HELFEN IHNEN BEI (FAST) JEDER DIGITALEN HERAUSFORDERUNG.
Das übergeordnete Ziel unserer Arbeit ist das Schaffen eines ganzheitlichen, digitalen Informationsmanagements. Bei der ganzheitlichen Betrachtung kommt man in den Kontakt mit verschiedenen Anwendungsbereichen. Durch die agile und modulare Funktionsweise unserer Software können Sie jedoch auch nur ausgewählte Funktionen nutzen. Neben den Smart-Up!-Tools bieten wir auch im Hintergrund agierende Lösungen, wie z.B. die DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung oder das automatische Auswerten von E-Mails.
Unsere ECM-Basis stellt das verbindende Element zwischen allen Anwendungen dar. Mit manuellen, automatischen und zeitgesteuerten Importen aus sämtlichen Systemen, sowie der Verwaltung tagesaktueller Informationen, sorgt die ECM-Basis für die sichere Verwaltung aller Informationen.
DIGITALE HERAUSFORDERUNGEN
Wir wissen aus Erfahrung, dass jedes IT-Projekt seine eigene Dynamik besitzt und damit eine spezielle Vorgehensweise erfordert.
Digital Data steht für Innovationskraft, Dynamik und Flexibilität auf der Basis langjähriger praktischer Erfahrung. Mit Branchen-Knowhow und State-of-the-Art-Technologien konzipieren wir maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden nach dem Best of Breed Ansatz (mehr dazu >>)
Die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente kennzeichnet DMS. ECM umfasst herkömmliche Informationstechniken wie DMS, Wissensmanagement, Workflow-Management und Archivierung. Ziel ist es, alle Informationen eines Unternehmens auf einer Plattform bereitzustellen und interaktiv damit zu arbeiten. Die nächste Stufe der Entwicklung stellt das IIM dar. Hier ist eine ganzheitliche und strukturierte Verwaltung von Informationen aller Art im Unternehmen das Ziel. Der Ausbau der Collaboration (z.B. Integration von Informationen aus verschiedenen Anwendungen) ist ein Beispiel für die Funktionserweiterung im Vergleich zum ECM.
Das reale Geschehen, die Abläufe in Unternehmen, werden digital abgebildet und unterstützen die Mitarbeiter. Entlastung von Routinetätigkeiten (regelbasierte Tätigkeiten), freie Arbeitsressourcen für Tätigkeiten, die eine qualitative Bewertung erfordern stellen wichtige Zielsetzungen bei der Integration von digitalen Workflows dar. Weitere Verbesserungen lassen sich zum Bespiel in Bezug auf Verkürzung der Durchlaufzeiten, Reduzierung von Fehlern und der Verbesserung der Auskunftsfähigkeit erzielen.
Dahinter verbirgt sich das Prinzip, dass alle unternehmenseigenen Daten stets im Vollzugriff sind und lokal gehostet werden können, in der eigenen Organisation oder auch in einer Cloud. Somit besteht jederzeit die „Hoheit“ bzw. die volle Kontrolle über die eigenen Daten. Die Verfügbarkeit der Daten wird exakt auf die Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Daten den einzelnen Geschäftsbereichen „passgenau“ für die jeweiligen Prozesse zu Verfügung stehen.
Aktenberge, digitale Ordnerstrukturen und die damit entstehende Notwendigkeit eines hohen Organisationsaufwandes sind längst überholt und wir helfen Ihnen dies in die Realität Ihrer Unternehmung zu übertragen. Platz- und ressourcensparend, alles digital an einem Ort.
Mit dem Wissen aus der agilen Softwareentwicklung wird das Vorgehen nach SCRUM auch auf Projekte übertragen. In einem ersten Schritt wird die Projektaufgabe bzw. die anvisierte Lösung formuliert. Die Umsetzung erfolgt dann in zeitlich begrenzten Teilschritten, sogenannten Software-Sprints. Die Zwischenergebnisse werden innerhalb der Sprints direkt dazu genutzt, die Lösung unmittelbar zu verfeinern und zu verbessern. Hohe Transparenz, unmittelbare Überprüfbarkeit der Projektergebnisse und die kontinuierliche Anpassung der Anforderungen sind die Charakteristika dieser Vorgehensweise.
Seit Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung gültig für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. Zur Umsetzung sind technische, organisatorische und personelle Maßnahmen notwendig. Bei allen Projekten, sei es der Einsatz von Smart-Up!-Tools oder Arbeiten im Bereich Systemtechnik, ist die DSGVO-Konformität stets im Blickpunkt und wird in die Maßnahmen eingebunden.
Auf der Basis der bestehenden Geschäftsprozesse und der Beschreibung der Ziele, die mit der digitalen Transformation realisiert werden sollen, werden die Eckpunkte der Transformation in einer Roadmap für das Gesamtunternehmen formuliert. Die Auswahl eines Modellprojektes oder -prozesses kann ebenfalls Inhalt der Roadmap sein. Der Blick von außen kann dabei eine wichtige Unterstützung für die Identifizierung und Benennung der Eckpunkte sein.
Eine ERP-Software sollte weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden und der Unternehmensgröße entsprechen. Eine modulare Lösung bietet dafür die besten Voraussetzungen.
Die erfolgreiche Einführung basiert auf drei Faktoren:
- Ein Unternehmen, das motiviert ist und aktiv die Einführung vorantreibt
- Ein Partner, der die Einführung steuert und Potenziale aufzeigt und
- Ein ERP-System, das Standardprozesse bereithält, aber auch Prozesse mit Mehrwert und individuellem Charakter abbilden kann.
Wir streben für Ihre IT-Landschaft ein ganzheitliches Konzept mit individueller Konfiguration an. Weit entfernt von „Schema F“-Lösungen analysieren wir die Server- und Clientstruktur (einschließlich RDP- und VPN-Zugriffen), konzeptionieren eine angemessene Serverumgebung und führen Netzwerkoptimierung durch. Die Beratung zum sinnvollen Einsatz bzw. Erweiterung bereits etablierter Systeme steht dabei im Vordergrund.
Schnell zu realisieren – mit großem Prozesswert
Die besondere Relevanz digitaler Eingangsrechnungen ergibt sich aus den Vorteilen, die sich daraus ergeben. Im digitalen Prozess beginnt die Rechnungsprüfung viel früher als im analogen Ablauf. Aus vorher nacheinander ablaufenden Schritten werden parallellaufende Prozesse definiert. Das hat die Verkürzung der Durchlaufzeiten, eine höhere Transparenz und eine Reduzierung der Fehlerquote zur Folge. Es sind jederzeit Auskünfte zum Bearbeitungsstand verfügbar und Kostenvorteile, z. B. die Nutzung von Skontofristen. Außerdem wird dadurch der Aufbau eines Purchase-to-Pay-Prozesses möglich.
Die Struktur der neu organisierten Ablage, des überarbeiteten Aktenplans oder der vereinbarten Namenskonvention ist individuell gestaltbar und wird den Anforderungen gemäß hinterlegt. Abweichungen werden weitestgehend ausgeschlossen. Die konsequente und unternehmensweite Einhaltung der festgelegten Änderungen ist garantiert.
Papiergebundene Dokumente werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Andere Dateien, die bereits digital vorliegen (email-Postfächer) können ebenfalls in diesen Prozess eingebunden werden.
Unsere Lösung erkennt automatisch den Belegtyp und adressiert diesen im nachgelagerten Workflow an die zuständige/n Person/en.
Der „Digital Mailroom“ lernt durch integrierte KI und verbessert die Erkennungsquote Ihrer Post kontinuierlich.
Ein wichtiger Baustein zur möglichst weitgehenden digitalen Verwaltung von relevanten Informationen ist die digitale Akte. Der Anfang besteht häufig darin, eine bestehende Papierakte in eine digitale Form zu überführen, natürlich schon mit der Einrichtung einer klaren Rechte- und Zugriffsverwaltung und dem Vorteil des standortunabhängigen Zugriffs.
Verschiedenste Arten von Dokumenten und Informationen werden entweder voll- oder teilautomatisch gesammelt, gebündelt und gespeichert. Daten, Emails, Scans oder Textdokumente werden in einem gemeinsamen Kontext, individuell geordnet und je nach Abteilung oder Person verarbeitet. Eine deutliche Nutzungserweiterung im Vergleich zur Papierakte.
Verabschieden Sie sich von Aktenschränken- und regalen.
Die zunehmende Digitalisierung bietet den Raum, um neue Arbeitsabläufe in den Unternehmen zu etablieren. Eine echte Erleichterung bei der alltäglichen Suche nach Informationen ist die Suche aus jedweder Oberfläche per Tastaturkombination: Text markieren und Tastaturkürzel eingeben, schon werden die Lösungsvorschläge angezeigt. Im Dialog kann die Suche dann noch verfeinert werden.
Stellen Sie sich vor Sie können mit einem schnellen Kurzbefehl von Überall Ihre Informationen finden. Lieferadressen, Messdaten, Namen, Rechnungsdetails – was Sie auch, zu welchem Zeitpunkt wissen müssen. Ohne lästige Extraprogramme – einfach per Shortcut.
Für E-Mails gelten besondere gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Archivierung, aus diesem Grund wird dafür eine spezielle Lösung angeboten, die kostengünstig, wartungsarm und benutzerfreundlich ist.
