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FÜR IHRE PRAXIS

WIR HELFEN IHNEN BEI (FAST) JEDER DIGITALEN HERAUSFORDER­UNG.

Das ĂŒbergeordnete Ziel unserer Arbeit ist das Schaffen eines ganzheitlichen, digitalen Informationsmanagements. Bei der ganzheitlichen Betrachtung kommt man in den Kontakt mit verschiedenen Anwendungsbereichen. Durch die agile und modulare Funktionsweise unserer Software können Sie jedoch auch nur ausgewĂ€hlte Funktionen nutzen. Neben den Smart-Up!-Tools bieten wir auch im Hintergrund agierende  Lösungen, wie z.B. die DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung oder das automatische Auswerten von E-Mails.

Unsere ECM-Basis stellt das verbindende Element zwischen allen Anwendungen dar. Mit manuellen, automatischen und zeitgesteuerten Importen aus sĂ€mtlichen Systemen, sowie der Verwaltung tagesaktueller Informationen, sorgt die ECM-Basis fĂŒr die sichere Verwaltung aller Informationen.

DIGITALE HERAUSFORDER­UNGEN

Wir wissen aus Erfahrung, dass jedes IT-Projekt seine eigene Dynamik besitzt und damit eine spezielle Vorgehensweise erfordert.
Digital Data steht fĂŒr Innovationskraft, Dynamik und FlexibilitĂ€t auf der Basis langjĂ€hriger praktischer Erfahrung. Mit Branchen-Knowhow und State-of-the-Art-Technologien konzipieren wir maßgeschneiderte Lösungen fĂŒr unsere Kunden nach dem Best of Breed Ansatz (mehr dazu >>)

Die datenbankgestĂŒtzte Verwaltung elektronischer Dokumente kennzeichnet DMS. ECM umfasst herkömmliche Informationstechniken wie DMS, Wissensmanagement, Workflow-Management und Archivierung. Ziel ist es, alle Informationen eines Unternehmens auf einer Plattform bereitzustellen und interaktiv damit zu arbeiten. Die nĂ€chste Stufe der Entwicklung stellt das IIM dar. Hier ist eine ganzheitliche und strukturierte Verwaltung von Informationen aller Art im Unternehmen das Ziel. Der Ausbau der Collaboration (z.B. Integration von Informationen aus verschiedenen Anwendungen) ist ein Beispiel fĂŒr die Funktionserweiterung im Vergleich zum ECM.

Das reale Geschehen, die AblĂ€ufe in Unternehmen, werden digital abgebildet und unterstĂŒtzen die Mitarbeiter. Entlastung von RoutinetĂ€tigkeiten (regelbasierte TĂ€tigkeiten), freie Arbeitsressourcen fĂŒr TĂ€tigkeiten, die eine qualitative Bewertung erfordern stellen wichtige Zielsetzungen bei der Integration von digitalen Workflows dar. Weitere Verbesserungen lassen sich zum Bespiel in Bezug auf VerkĂŒrzung der Durchlaufzeiten, Reduzierung von Fehlern und der Verbesserung der AuskunftsfĂ€higkeit erzielen.

Dahinter verbirgt sich das Prinzip, dass alle unternehmenseigenen Daten stets im Vollzugriff sind und lokal gehostet werden können, in der eigenen Organisation oder auch in einer Cloud. Somit besteht jederzeit die „Hoheit“ bzw. die volle Kontrolle ĂŒber die eigenen Daten. Die VerfĂŒgbarkeit der Daten wird exakt auf die BedĂŒrfnisse der Unternehmen zugeschnitten. Damit ist gewĂ€hrleistet, dass die digitalen Daten den einzelnen GeschĂ€ftsbereichen „passgenau“ fĂŒr die jeweiligen Prozesse zu VerfĂŒgung stehen.

Aktenberge, digitale Ordnerstrukturen und die damit entstehende Notwendigkeit eines hohen Organisationsaufwandes sind lĂ€ngst ĂŒberholt und wir helfen Ihnen dies in die RealitĂ€t Ihrer Unternehmung zu ĂŒbertragen. Platz- und ressourcensparend, alles digital an einem Ort. 

Mit dem Wissen aus der agilen Softwareentwicklung wird das Vorgehen nach SCRUM auch auf Projekte ĂŒbertragen. In einem ersten Schritt wird die Projektaufgabe bzw. die anvisierte Lösung formuliert. Die Umsetzung erfolgt dann in zeitlich begrenzten Teilschritten, sogenannten Software-Sprints. Die Zwischenergebnisse werden innerhalb der Sprints direkt dazu genutzt, die Lösung unmittelbar zu verfeinern und zu verbessern. Hohe Transparenz, unmittelbare ÜberprĂŒfbarkeit der Projektergebnisse und die kontinuierliche Anpassung der Anforderungen sind die Charakteristika dieser Vorgehensweise. 

Seit Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung gĂŒltig fĂŒr alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. Zur Umsetzung sind technische, organisatorische und personelle Maßnahmen notwendig. Bei allen Projekten, sei es der Einsatz von Smart-Up!-Tools oder Arbeiten im Bereich Systemtechnik, ist die DSGVO-KonformitĂ€t stets im Blickpunkt und wird in die Maßnahmen eingebunden.

Auf der Basis der bestehenden GeschĂ€ftsprozesse und der Beschreibung der Ziele, die mit der digitalen Transformation realisiert werden sollen, werden die Eckpunkte der Transformation in einer Roadmap fĂŒr das Gesamtunternehmen formuliert.  Die Auswahl eines Modellprojektes oder -prozesses kann ebenfalls Inhalt der Roadmap sein. Der Blick von außen kann dabei eine wichtige UnterstĂŒtzung fĂŒr die Identifizierung und Benennung der Eckpunkte sein.

Eine ERP-Software sollte weitgehend alle GeschĂ€ftsprozesse abbilden und der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe entsprechen. Eine modulare Lösung bietet dafĂŒr die besten Voraussetzungen.

Die erfolgreiche EinfĂŒhrung basiert auf drei Faktoren:

  • Ein Unternehmen, das motiviert ist und aktiv die EinfĂŒhrung vorantreibt
  • Ein Partner, der die EinfĂŒhrung steuert und Potenziale aufzeigt und
  • Ein ERP-System, das Standardprozesse bereithĂ€lt, aber auch Prozesse mit Mehrwert und individuellem Charakter abbilden kann.

Wir streben fĂŒr Ihre IT-Landschaft ein ganzheitliches Konzept mit individueller Konfiguration an. Weit entfernt von „Schema F“-Lösungen analysieren wir die Server- und Clientstruktur (einschließlich RDP- und VPN-Zugriffen), konzeptionieren eine angemessene Serverumgebung und fĂŒhren Netzwerkoptimierung durch. Die Beratung zum sinnvollen Einsatz bzw. Erweiterung bereits etablierter Systeme steht dabei im Vordergrund.

QUICK WINS

Schnell zu realisieren – mit großem Prozesswert

Die besondere Relevanz digitaler Eingangsrechnungen ergibt sich aus den Vorteilen, die sich daraus ergeben. Im digitalen Prozess beginnt die RechnungsprĂŒfung viel frĂŒher als im analogen Ablauf. Aus vorher nacheinander ablaufenden Schritten werden parallellaufende Prozesse definiert.  Das hat die VerkĂŒrzung der Durchlaufzeiten, eine höhere Transparenz und eine Reduzierung der Fehlerquote zur Folge. Es sind jederzeit AuskĂŒnfte zum Bearbeitungsstand verfĂŒgbar und Kostenvorteile, z. B. die Nutzung von Skontofristen. Außerdem wird dadurch der Aufbau eines Purchase-to-Pay-Prozesses möglich.

Die Struktur der neu organisierten Ablage, des ĂŒberarbeiteten Aktenplans oder der vereinbarten Namenskonvention ist individuell gestaltbar und wird den Anforderungen gemĂ€ĂŸ hinterlegt. Abweichungen werden weitestgehend ausgeschlossen. Die konsequente und unternehmensweite Einhaltung der festgelegten Änderungen ist garantiert.  

Papiergebundene Dokumente werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Andere Dateien, die bereits digital vorliegen (email-PostfÀcher) können ebenfalls in diesen Prozess eingebunden werden.

Unsere Lösung erkennt automatisch den Belegtyp und adressiert diesen im nachgelagerten Workflow an die zustÀndige/n Person/en.

Der „Digital Mailroom“ lernt durch integrierte KI und verbessert die Erkennungsquote Ihrer Post kontinuierlich.

Ein wichtiger Baustein zur möglichst weitgehenden digitalen Verwaltung von relevanten Informationen ist die digitale Akte. Der Anfang besteht hĂ€ufig darin, eine bestehende Papierakte in eine digitale Form zu ĂŒberfĂŒhren, natĂŒrlich schon mit der Einrichtung einer klaren Rechte- und Zugriffsverwaltung und dem Vorteil des standortunabhĂ€ngigen Zugriffs.

Verschiedenste Arten von Dokumenten und Informationen werden entweder voll- oder teilautomatisch gesammelt, gebĂŒndelt und gespeichert. Daten, Emails, Scans oder Textdokumente werden in einem gemeinsamen Kontext, individuell geordnet und je nach Abteilung oder Person verarbeitet. Eine deutliche Nutzungserweiterung im Vergleich zur Papierakte.

Verabschieden Sie sich von AktenschrÀnken- und regalen.

Die zunehmende Digitalisierung bietet den Raum, um neue ArbeitsablĂ€ufe in den Unternehmen zu etablieren. Eine echte Erleichterung bei der alltĂ€glichen Suche nach Informationen ist die Suche aus jedweder OberflĂ€che per Tastaturkombination: Text markieren und TastaturkĂŒrzel eingeben, schon werden die LösungsvorschlĂ€ge angezeigt. Im Dialog kann die Suche dann noch verfeinert werden.  

Stellen Sie sich vor Sie können mit einem schnellen Kurzbefehl von Überall Ihre Informationen finden. Lieferadressen, Messdaten, Namen, Rechnungsdetails – was Sie auch, zu welchem Zeitpunkt wissen mĂŒssen. Ohne lĂ€stige Extraprogramme – einfach per Shortcut.

FĂŒr E-Mails gelten besondere gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Archivierung, aus diesem Grund wird dafĂŒr eine spezielle Lösung angeboten, die kostengĂŒnstig, wartungsarm und benutzerfreundlich ist.

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