E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen:

Seit 1. Januar 2025:
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen verwenden.

Ab 1. Januar 2027:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Ab 1. Januar 2028:
Nach Ablauf der Übergangsfristen wird die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen bleiben bestehen.

Die aktuellen Regelungen, Übergangsfristen und Antworten auf häufige Fragen zur E-Rechnung veröffentlicht das zuständige Bundesministerium der Finanzen (BMF) in seinen laufend aktualisierten FAQ zur E-Rechnung.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Dadurch können Rechnungsinformationen automatisch von Softwaresystemen ausgelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst den digitalen Eingang, die Prüfung, Verarbeitung, Freigabe und Weiterleitung einer Rechnung. Viele dieser Schritte lassen sich automatisieren und direkt mit ERP-, FiBu- oder anderen bestehenden Systemen verbinden.

Ein E-Rechnungs-Parser liest die strukturierten Daten einer elektronischen Rechnung aus und stellt sie für die weitere Verarbeitung bereit. Dadurch können Rechnungsinformationen automatisiert geprüft und an bestehende Systeme und Workflows übergeben werden.

Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen. Die Rechnungsinformationen liegen strukturiert und maschinenlesbar vor und können dadurch automatisch verarbeitet werden.

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das strukturierte Rechnungsdaten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung verbinden kann. Damit lässt sich eine Rechnung sowohl visuell betrachten als auch automatisiert verarbeiten.

XML steht für Extensible Markup Language. Es ist eine standardisierte Sprache zur Darstellung strukturierter Daten. Rechnungsinformationen können damit so bereitgestellt werden, dass Softwaresysteme sie automatisch auslesen und verarbeiten können.

Die EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell und legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten kann, was diese Informationen bedeuten und nach welchen Regeln sie verwendet werden.

Dazu werden einzelne Rechnungsinformationen als sogenannte Business Terms (BT) eindeutig definiert – zum Beispiel die Rechnungsnummer (BT-1), das Rechnungsdatum (BT-2) oder der Name des Verkäufers (BT-27). Ergänzend legen Business Rules (BR) Regeln und Abhängigkeiten für die Verwendung und Prüfung dieser Daten fest.

Die EN 16931 schafft damit eine gemeinsame Grundlage, damit Rechnungsdaten eindeutig strukturiert, von unterschiedlichen Systemen verstanden und automatisiert verarbeitet werden können. Formate wie XRechnung bauen auf diesem semantischen Datenmodell auf.

Eine einfache PDF-Rechnung ist ein digitales Dokument, aber keine strukturierte E-Rechnung. Die enthaltenen Rechnungsinformationen können nicht wie strukturierte Rechnungsdaten unmittelbar automatisiert verarbeitet werden.

OCR steht für Optical Character Recognition beziehungsweise optische Zeichenerkennung. Damit können Informationen aus nicht strukturierten Dokumenten wie einfachen PDF-Rechnungen ausgelesen und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Der digitale Rechnungseingang bezeichnet den Empfang eingehender Rechnungen über elektronische Kanäle. Rechnungen können anschließend automatisch erkannt, geprüft und an die nachfolgenden Prozesse übergeben werden.

Bei der Rechnungsprüfung werden die enthaltenen Rechnungsinformationen überprüft. Dazu gehören beispielsweise Betrag, Mehrwertsteuer und weitere erforderliche Angaben.

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Arbeitsschritte wie Eingang, Auslesen, Prüfung, Abgleich und Weiterleitung einer Rechnung automatisiert durchgeführt. Mitarbeiter müssen erst eingreifen, wenn eine fachliche Prüfung oder Freigabe notwendig ist.

Ein Rechnungsworkflow bildet die einzelnen Schritte von Eingang und Prüfung bis zur Freigabe einer Rechnung digital ab. Die benötigten Mitarbeiter können automatisch informiert und in den Prüf- und Freigabeprozess eingebunden werden.

Ein Kreditor ist ein Lieferant oder anderer Gläubiger, von dem ein Unternehmen eine Rechnung erhält. Fehlen notwendige Informationen, kann der Kreditor im Rechnungsprozess automatisch über die Ablehnung und fehlende Angaben informiert werden.

Durch die Integration in ein ERP-System können Daten aus E-Rechnungen direkt mit vorhandenen Unternehmensdaten abgeglichen und in bestehende Prozesse übernommen werden.

Eine FiBu-Integration verbindet die Verarbeitung von E-Rechnungen mit der bestehenden Finanzbuchhaltung. Relevante Rechnungsinformationen können dadurch ohne Medienbruch weitergegeben werden.

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen zwischen digitalen und analogen oder nicht miteinander verbundenen Systemen übertragen werden müssen. Strukturierte E-Rechnungen ermöglichen eine medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD enthält Anforderungen an die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter elektronischer Unterlagen und Daten. Sie betrifft Unternehmen ebenso wie Selbstständige und Freiberufler.

Kurz gesagt: Sobald Sie Rechnungen schreiben, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt empfangen oder senden oder eine digitale Buchhaltung nutzen, müssen Sie die Regeln der GoBD einhalten.

Die revisionssichere Archivierung dient der nachvollziehbaren und ordnungsgemäßen Aufbewahrung elektronischer Dokumente und Rechnungen.

Strukturierte Rechnungsdaten sind Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und Steuerinformationen, die in einer festgelegten maschinenlesbaren Struktur vorliegen. Dadurch können Systeme die Daten automatisch verarbeiten.

Bei einer automatischen Rechnungsprüfung werden Rechnungsinformationen ohne manuelle Übertragung ausgelesen und geprüft. Fehlende oder fehlerhafte Angaben können dadurch bereits früh im Prozess erkannt werden.

Für Energie- und Versorgungsunternehmen ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen, große Mengen eingehender Rechnungen digital zu prüfen, mit bestehenden Systemen abzugleichen und in vorhandene Freigabe- und Rechnungsworkflows zu übergeben.