Digitale Signatur neu

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Verfahren zur rechtssicheren Unterzeichnung digitaler Dokumente. Sie bestätigt die Identität des Unterzeichners und stellt sicher, dass Inhalte nach der Signatur nicht unbemerkt verändert werden können. Moderne Signaturverfahren basieren auf kryptografischen Technologien und erfüllen – abhängig von der Signaturart – unterschiedliche rechtliche und technische Anforderungen.

Mit Lösungen wie dem signFLOW sind alle Anwendungsfälle der Stufe FES – Fortgeschrittene Elektronische Signatur –  und damit 95% der unterschriftsrelevanten Prozesse in Unternehmen abgedeckt.

Damit können Unternehmen Dokumente sicher digital unterschreiben lassen – direkt innerhalb der eigenen Infrastruktur und ohne Medienbruch.

Read-and-Sign-Prozesse beschreiben digitale Abläufe, bei denen Dokumente zunächst gelesen, bestätigt und anschließend elektronisch signiert werden. Typische Anwendungsfälle sind:

• Datenschutz- und Compliance-Dokumente
• Arbeitsschutzunterweisungen
• HR-Onboarding
• Vertragsbestätigungen
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse

Der Vorteil liegt in der vollständigen Nachvollziehbarkeit: Unternehmen können dokumentieren, wer welche Inhalte wann gelesen und unterschrieben hat. Dadurch entstehen transparente, auditierbare und deutlich schnellere Prozesse.

Bei digitalen Signaturlösungen wird häufig zwischen On-Premise- und Cloud-Betrieb unterschieden.

On-Premise

„On-Premise“ bedeutet, dass die Signatursoftware vollständig innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betrieben wird – also auf den Servern oder im Rechenzentrum des Unternehmens. Dadurch behalten Unternehmen die volle Datenhoheit und Prozesskontrolle. signFLOW wurde speziell für Unternehmen mit No-Cloud-Strategie entwickelt.

Cloud

Cloud-Lösungen werden über externe Anbieter bereitgestellt. Dokumente und Prozesse laufen dabei über Infrastruktur eines Drittanbieters. Das ermöglicht häufig eine schnelle Implementierung, bringt jedoch zusätzliche Anforderungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Datenkontrolle mit sich.

Vorteile einer On-Premise-Signaturlösung

• volle Kontrolle über sensible Daten
• keine externen Drittanbieter im Signaturprozess
• DSGVO-konforme Datenhaltung
• Integration in bestehende ERP-, CRM- oder DMS-Systeme
• hohe Individualisierbarkeit und CI-Anpassung

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die niedrigste Stufe elektronischer Signaturen. Sie kann beispielsweise aus einem eingegebenen Namen, einer Checkbox oder einer eingescannten Unterschrift bestehen.

Typische Einsatzbereiche

• interne Freigaben
• Empfangsbestätigungen
• einfache Zustimmungen
• Dokumentationen ohne hohe rechtliche Anforderungen

Die EES bietet eine geringe Beweiskraft, da die Identität des Unterzeichners nur eingeschränkt geprüft wird.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung an eine sichere und nachvollziehbare digitale Unterschrift. Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet und macht nachträgliche Änderungen am Dokument sofort erkennbar.

Vorteile der FES

•  hohe Integrität des Dokuments
• eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner
• manipulationssichere Dokumente
• revisionssichere Nachvollziehbarkeit
• hohe Beweiskraft im Streitfall
• ideal für digitale Geschäftsprozesse

Die FES wird häufig für Verträge, Freigaben, Datenschutzdokumente oder Compliance-Prozesse eingesetzt und gilt als etablierter Standard im Unternehmensumfeld.

• Typische Anwendungsfälle
• Lieferanten- und Dienstleistungsverträge
• Kaufverträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
• Datenschutzvereinbarungen
• SEPA-Lastschriftmandate
• Abnahmeprotokolle
• Projektfreigaben
• Arbeits- und Sicherheitsanweisungen
• Schulungs- und Unterweisungsnachweise
• Geschäftsführerbeschlüsse
• Auftragsdatenverarbeitungsverträge
• Change Requests
• HR-Onboarding- und Offboarding-Prozesse
• Compliance- und Audit-Dokumente

Mit signFLOW lassen sich alle Anwendungsfälle der Signaturstufe FES abbilden. Damit werden
rund 95 % aller unterschriftsrelevanten Prozesse in Unternehmen digitalisiert.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Signaturstufe gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung. Sie ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und wird eingesetzt, wenn gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist.

Für die QES ist eine qualifizierte Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter erforderlich.

Vorteile der QES

• höchste Beweiskraft
• rechtliche Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift
• maximale Rechtssicherheit
• europaweit anerkannt nach eIDAS

Typische Einsatzbereiche

• rechtlich besonders sensible Verträge
• Kündigungen von Arbeitsverhältnissen
• Finanz- und Versicherungsdokumente wie Verbraucherdarlehensverträge oder Kreditverträge
• behördliche Prozesse
• Dokumente mit gesetzlicher Schriftformerfordernis
• Revisionsberichte

Die QES bietet maximale Rechtssicherheit und Beweiskraft.

Elektronische Signaturen sind in der Europäischen Union durch die eIDAS-Verordnung rechtlich
geregelt und grundsätzlich rechtsverbindlich.

Wann reicht eine FES aus?

• Lieferantenverträge
• Dienstleistungsverträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen
• Datenschutzdokumente
• SEPA-Mandate
• Abnahmeprotokolle
• Projektfreigaben
• Sicherheitsanweisungen
• Schulungsnachweise
• interne Genehmigungen

Wann wird eine QES benötigt?

• bestimmte Arbeitsrechtsdokumente
• Kündigungen
• Verbraucherdarlehensverträge
• einzelne behördliche Verfahre

Eine digitale Signatur ist DSGVO-konform, wenn personenbezogene Daten sicher verarbeitet und geschützt werden. Entscheidend sind dabei insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung
• kontrollierter Zugriff auf Dokumente
• Nachvollziehbarkeit aller Signaturprozesse
• sichere Speicherung der Daten
• klare Rollen- und Rechtekonzepte
• Verarbeitung innerhalb datenschutzkonformer Infrastrukturen

Insbesondere On-Premise-Lösungen bieten Unternehmen maximale Kontrolle über personenbezogene Daten und unterstützen die Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit, indem neben der E-Mail-Adresse ein weiterer Faktor wie ein PIN oder Code genutzt wird. So kann besser sichergestellt werden, dass die richtige Person unterschreibt.

ETSI (European Telecommunications Standards Institute) definiert europäische Standards für vertrauenswürdige elektronische Signaturen und digitale Vertrauensdienste. Die Einhaltung dieser Standards sorgt für Interoperabilität, Sicherheit und rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen in Europa.

Mit signFLOW erfüllen Unternehmen moderne ETSI-Anforderungen für sichere und nachvollziehbare Signaturprozesse. Zusätzlich erfüllt signFLOW die Voraussetzungen für die Gütesiegel BITMi „Software Made in Germany“ sowie BITMi „Software Made in Europe“. Dadurch profitieren Unternehmen von höchsten Standards hinsichtlich Datenschutz, Softwarequalität, europäischer Entwicklung und langfristiger Investitionssicherheit.

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. signFLOW unterstützt DSGVO-konforme Signaturprozesse durch Datenhoheit, sichere Verarbeitung und kontrollierte Zugriffe innerhalb der eigenen Infrastruktur.

Durch den On-Premise-Betrieb behalten Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über sensible Daten und erfüllen hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Revisionssicherheit.

PCI steht für „Payment Card Industry Data Security Standard“ (PCI DSS). Der Standard definiert Sicherheitsanforderungen für den Umgang mit Zahlungsdaten und sensiblen Informationen.

signFLOW unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung PCI-konformer Prozesse durch sichere Datenverarbeitung, verschlüsselte Kommunikation und nachvollziehbare Signatur- und Freigabeworkflows. Dadurch lassen sich digitale Geschäftsprozesse sicher und compliance-konform abbilden.

ISO 27001 ist der internationale Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Unternehmen schaffen damit strukturierte Prozesse zum Schutz sensibler Informationen.

signFLOW unterstützt ISO-27001-konforme Prozesse durch hohe Sicherheitsstandards, revisionssichere Dokumentation, nachvollziehbare Audit-Trails und kontrollierte Zugriffsmechanismen. Dadurch können Unternehmen ihre Informationssicherheitsstrategie optimal ergänzen und digitale Freigabeprozesse sicher gestalten.

SSAE18 sowie SOC 1 und SOC 2 sind internationale Prüfstandards zur Bewertung von Sicherheits-, Kontroll- und Compliance-Prozessen von IT- und Serviceanbietern. Sie schaffen Transparenz hinsichtlich Datenschutz, Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheitsmaßnahmen digitaler Systeme.

Mit signFLOW lassen sich Signatur- und Freigabeprozesse nachvollziehbar, auditierbar und sicher dokumentieren. Unternehmen profitieren dadurch von einer Infrastruktur, die hohe Anforderungen an Compliance, Governance und internationale Sicherheitsstandards unterstützt.

Datenhoheit beschreibt die Kontrolle über Speicherung, Verarbeitung und Zugriff auf Unternehmensdaten. Bei signFLOW bleiben Dokumente und Signaturprozesse innerhalb der eigenen Infrastruktur – ein zentraler Vorteil für Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance.

Prozesskontrolle bedeutet, dass Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, in welchem Status sich ein Dokument befindet, wer signieren muss und welche Schritte bereits abgeschlossen wurden. Das reduziert Rückfragen, Medienbrüche und manuelle Nachverfolgung.

Ein Audit-Trail ist ein digitales Protokoll eines Signaturvorgangs. Er dokumentiert Zeitpunkte, Aktionen und beteiligte Personen. Für KRITIS-Betriebe ist das wichtig, weil Nachweise bei Audits, Revisionen und internen Prüfungen schnell verfügbar sind.

Das Signaturprotokoll ergänzt das unterschriebene Dokument um technische und organisatorische Nachweise. Es zeigt, wann eine Signatur angefordert, geöffnet, bestätigt und abgeschlossen wurde.

Beim Unterschreiben ohne Registrierung können externe oder interne Unterzeichner ein Dokument signieren, ohne vorher ein Benutzerkonto anzulegen. Das beschleunigt Prozesse mit Kunden, Dienstleistern, Kommunen, Baupartnern oder Lieferanten.

Die DMS-Integration verbindet die Signaturlösung mit dem Dokumentenmanagementsystem. Unterzeichnete Verträge, Protokolle oder Nachweise können automatisch abgelegt und revisionssicher weiterverarbeitet werden.

Eine ERP-Integration ermöglicht digitale Signaturen direkt aus bestehenden kaufmännischen oder operativen Systemen. Für EVU und Netzbetreiber ist das relevant bei Rechnungen, Beschaffungsprozessen, Netzanschlussunterlagen, Freigaben oder Vertragsänderungen.

Eine CRM-Integration unterstützt digitale Signaturprozesse im Kundenmanagement, etwa bei Angeboten, Vertragsabschlüssen, SEPA-Mandaten oder Änderungsvereinbarungen.

Ein Freigabeprozess beschreibt die interne Genehmigung von Dokumenten, Beschlüssen oder Vorgängen. Digitale Signaturen verkürzen Durchlaufzeiten und schaffen klare Verantwortlichkeiten.

KRITIS steht für Kritische Infrastrukturen. Dazu zählen unter anderem Energieversorgung, Wasser, IT, Telekommunikation und weitere versorgungsrelevante Bereiche. KRITIS-Betriebe benötigen besonders sichere, kontrollierbare und auditierbare digitale Prozesse.

EVU steht für Energieversorgungsunternehmen. Für EVU sind digitale Signaturen besonders nützlich bei Verträgen, Netzanschlussprozessen, Lieferantenkommunikation, Sicherheitsdokumenten, SEPA-Mandaten und internen Freigaben.

Informationssicherheit schützt Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust. Eine On-Premise-Signaturlösung wie signFLOW unterstützt IT-Verantwortliche dabei, Signaturprozesse sicher in bestehende Sicherheitskonzepte einzubetten.